Formación bonificada: el cambio en la plantilla de la pyme

Formación bonificada FUNDAE: claves para pymes en 2026

No es una hipótesis: en 2024 las empresas españolas aprovecharon solo el 53% del crédito formativo que tenían a su alcance.

La formación bonificada a través de FUNDAE no es dinero que la Administración ingresa en la cuenta de la empresa. Es una bonificación que se aplica sobre las cotizaciones a la Seguridad Social. La empresa forma a sus trabajadores, cumple el procedimiento y descuenta después el coste admitido en sus seguros sociales. La oportunidad existe. También existe el riesgo de hacerlo deprisa, contabilizarlo mal o perder el crédito por no comunicar una decisión a tiempo.

En 2026 el control es más estrecho. El Real Decreto 1189/2025, en vigor desde el 1 de enero, refuerza la trazabilidad contable y la conservación de documentos. Para una pyme, eso se traduce en algo muy concreto: ya no basta con contratar un curso, guardar una factura y confiar en que todo encaje al final del año.

¿Qué cambia para una pyme con el nuevo Real Decreto?

Cambia la forma de gestionar la formación bonificada en el día a día. La empresa debe poder demostrar qué acción formativa realizó, quién participó, cuánto costó, cómo se pagó y de qué manera se aplicó la bonificación. Si la documentación está repartida entre el correo de la asesoría, el ordenador de una persona que ya no trabaja allí y una carpeta con facturas sin ordenar, la empresa parte con mal pie.

Desde el 1 de enero de 2026, los costes derivados de la formación bonificada deben identificarse en una cuenta separada o en un epígrafe específico de la contabilidad. No se trata de crear una contabilidad paralela, sino de que el gasto pueda localizarse sin hacer arqueología administrativa.

La trazabilidad debe cubrir, como mínimo, estas piezas:

• La factura o facturas relacionadas con la formación.
• La justificación contable del gasto.
• Las hojas de asistencia o el sistema equivalente de registro.
• La información de la acción formativa y de sus participantes.
• Las comunicaciones realizadas antes del inicio del curso.
• La evidencia de que la bonificación se aplicó en las cotizaciones.
• La documentación vinculada a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras, cuando exista.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservarlo? Al menos cuatro años. Ese plazo cambia la lógica de archivo. La documentación no se prepara solo para cerrar el ejercicio; se guarda pensando en que una revisión puede llegar cuando el curso ya no está presente en la memoria diaria de la empresa.

Hay otro punto que suele atascar la gestión: la RLPT. Si la empresa cuenta con Representación Legal de las Personas Trabajadoras, antes de iniciar la acción formativa debe informar por escrito y solicitar un informe. No es un trámite para resolver después de que el curso haya terminado. Se hace antes.

La comunicación del inicio también tiene plazo: debe realizarse con una antelación mínima de dos días naturales a través de la plataforma de FUNDAE. Y la acción formativa debe tener una duración mínima de dos horas para ser bonificable. Son detalles operativos, sí. Precisamente por eso se olvidan cuando el curso se contrata con prisas.

La formación bonificada no se pierde por falta de interés, sino por falta de calendario: una fecha mal anotada puede costar más que el propio curso.

¿Cuánto crédito de formación tiene realmente una pyme?

La respuesta depende de la plantilla y de las cotizaciones por formación profesional. Pero las empresas de menor tamaño cuentan con un suelo que permite empezar a planificar incluso cuando el presupuesto anual parece pequeño.

Las empresas de entre 1 y 5 trabajadores disponen de un crédito mínimo garantizado de 420 euros al año. Además, están exentas de la obligación de cofinanciación privada. Para un comercio, un pequeño taller, una gestoría o una empresa de servicios con cuatro personas, esos 420 euros pueden cubrir una acción formativa muy concreta: atención digital al cliente, prevención, herramientas de gestión, ventas, idiomas o actualización técnica.

A partir de seis trabajadores entra en juego la cofinanciación. La empresa debe asumir una parte del coste de la formación con recursos propios, aunque no necesariamente mediante un pago adicional por cada curso. Puede computar, por ejemplo, determinados costes salariales de las personas trabajadoras durante el tiempo de formación, siempre que se cumplan las condiciones aplicables.

La regla por tamaño de plantilla queda así:

La pregunta útil no es únicamente «¿cuánto crédito tengo?». Es esta: «¿qué parte del plan de formación puedo ejecutar sin dejar un agujero de coste que nadie ha previsto?».

Pongamos un caso sencillo. Una empresa de ocho personas organiza un curso bonificable para tres trabajadores. El crédito disponible puede cubrir una parte del coste, pero la empresa debe contemplar el 5% de cofinanciación privada que corresponde a su tramo. Si nadie lo calcula al principio, el problema aparece cuando llega el cierre: el curso se ha impartido, la factura está pagada, pero el expediente económico no encaja.

En empresas de 10 a 49 trabajadores, el porcentaje sube al 10%. En organizaciones de mayor tamaño, la proporción es más exigente. La formación sigue siendo una inversión con retorno, pero el presupuesto debe incorporar desde el principio la parte no cubierta por la bonificación.

Crédito disponible y coste real no son la misma cifra

Un error habitual consiste en tratar el crédito como si fuera una cantidad libre para gastar en cualquier curso. No funciona así. El crédito se relaciona con acciones formativas que cumplen requisitos, con límites y con una justificación concreta. Tampoco convierte cualquier factura de consultoría, reunión o material promocional en coste bonificable.

Antes de reservar plazas conviene poner por escrito cuatro datos:

1. El crédito disponible para el ejercicio. La cifra debe consultarse con la información actualizada de la empresa, no con una estimación del año anterior.

2. El coste total de la acción. Incluye aquello que realmente se va a pagar y los conceptos que pueden justificarse.

3. La parte que asumirá la empresa. Aquí entra la cofinanciación y cualquier importe que quede fuera del crédito.

4. El número y perfil de las personas participantes. Un curso útil para el equipo comercial puede no resolver la necesidad del personal de administración, aunque se imparta en la misma fecha.

Así se evita una confusión frecuente: tener crédito no significa que cualquier formación sea automáticamente gratuita para la pyme.

¿Cómo evitar que el crédito caduque?

Con una decisión antes del 30 de junio. Las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito de formación no utilizado durante un máximo de dos ejercicios adicionales, pero deben comunicarlo expresamente a FUNDAE antes de esa fecha. No se acumula de forma automática.

La fecha es sencilla y el olvido sale caro. Si una pyme no comunica su voluntad de acumular el crédito, la cantidad no utilizada puede caducar al cierre del ejercicio correspondiente, el 31 de diciembre. No basta con decirle a la asesoría «lo dejamos para el año que viene». Hace falta realizar la comunicación en el canal previsto.

¿Qué debe hacer una empresa pequeña durante el primer semestre? No esperar a que aparezca un curso perfecto. Primero debe revisar el crédito y decidir si tiene sentido utilizarlo durante el año o reservar capacidad para un plan más amplio.

Una planificación práctica puede seguir este orden:

1. Revisar las necesidades de la plantilla. No con una encuesta interminable: una conversación de media hora con responsables y trabajadores suele revelar problemas muy concretos. ¿Se pierden ventas por no responder bien a los clientes? ¿La herramienta de facturación se utiliza a medias? ¿Hay tareas que solo sabe hacer una persona?

2. Separar lo urgente de lo estratégico. La formación sobre una nueva obligación operativa puede ir primero. El desarrollo de una competencia más amplia puede programarse para el siguiente trimestre.

3. Agrupar participantes cuando tenga sentido. Una pyme puede ahorrar tiempo de coordinación si forma juntas a personas que comparten una necesidad real. Agrupar por comodidad, sin relación con el trabajo diario, suele producir cursos poco aprovechables.

4. Reservar fechas con margen. La comunicación previa, la recopilación de datos y la documentación de la RLPT no deberían resolverse la víspera.

5. Tomar una decisión antes del 30 de junio. Si la empresa tiene menos de 50 trabajadores y no va a consumir el crédito, debe solicitar expresamente la acumulación.

6. Revisar el expediente antes del cierre anual. Esperar a diciembre deja poco margen para corregir una asistencia incompleta, una factura mal emitida o un dato incorrecto de participantes.

El calendario tiene dos momentos de control. El primero es el 30 de junio, cuando las pymes de menos de 50 trabajadores deben comunicar la acumulación si quieren conservar el crédito no utilizado. El segundo es el 31 de diciembre, cuando termina el ejercicio y puede caducar la cantidad que no se haya consumido ni acumulado correctamente.

El crédito de FUNDAE no es una hucha que se traslada sola. Si la pyme quiere reservarlo, tiene que decirlo expresamente antes del 30 de junio.

¿Qué documentación debe quedar preparada si llega una auditoría?

La respuesta corta: toda la historia económica y formativa del curso. La respuesta útil: una persona ajena a la organización debe poder entenderla sin llamar cinco veces a la empresa.

Un expediente ordenado debería permitir responder rápidamente a estas preguntas:

• ¿Qué curso se realizó?
• ¿Qué objetivo tenía?
• ¿Cuándo empezó y cuándo terminó?
• ¿Qué duración tuvo?
• ¿Quién participó?
• ¿Cómo se registró la asistencia?
• ¿Qué proveedor lo impartió?
• ¿Qué importe se facturó?
• ¿Cómo se pagó?
• ¿Qué parte se bonificó?
• ¿En qué cuenta o epígrafe contable aparece?
• ¿Qué comunicaciones se hicieron antes del inicio?
• ¿Se informó a la RLPT cuando era necesario?

La gestión de formación bonificada falla a menudo en los bordes, no en el centro. El curso se imparte y los trabajadores asisten, pero falta una firma, el horario no coincide con el comunicado, la factura no identifica bien el servicio o el coste aparece mezclado con otros gastos de la empresa.

Para evitarlo, conviene crear una carpeta por acción formativa, física o digital, con una nomenclatura estable. No hace falta comprar un programa complejo. Una estructura básica puede incluir:

• 01_Convocatoria y comunicación
• 02_Datos de la acción
• 03_Participantes y asistencia
• 04_Facturas y pagos
• 05_Contabilidad
• 06_Bonificación aplicada
• 07_Cierre y evaluación

El nombre de las carpetas no sustituye a la documentación, pero obliga a pensar en el recorrido completo. Si un apartado queda vacío, la empresa detecta el problema antes de que lo haga una revisión.

También merece la pena separar dos cuestiones que suelen mezclarse: la calidad del curso y su bonificabilidad. Una formación puede ser interesante para la plantilla y no estar correctamente preparada para aplicar la bonificación. Y al revés: una acción puede encajar formalmente y aportar muy poco al trabajo real.

En una pyme, la persona que coordina la formación no suele dedicarse solo a eso. Puede ser la responsable de recursos humanos, la asesoría laboral, la gerencia o incluso una persona de administración que lleva varias áreas. Por eso el procedimiento debe ser ligero, repetible y visible. Si cada curso se gestiona de una manera, los errores se multiplican.

La asesoría ayuda, pero la responsabilidad no desaparece

Externalizar la gestión puede ahorrar tiempo, especialmente cuando la empresa no tiene experiencia con FUNDAE. Pero contratar a una entidad gestora no significa que la pyme pueda desentenderse de las fechas, los participantes o la documentación.

La empresa debe saber qué se va a comunicar, cuándo, quién conservará los documentos y cómo aparecerá el coste en la contabilidad. Una llamada de quince minutos al inicio del año puede evitar discusiones en diciembre.

La pregunta que debe hacer la gerencia es directa: «Si mañana tengo que localizar el expediente de esta formación, ¿sé quién lo tiene y qué contiene?». Si la respuesta es no, el sistema todavía no está preparado.

¿Puede el Permiso Individual de Formación resolver una necesidad concreta?

Sí, cuando la necesidad no se resuelve con un curso interno para varias personas. El Permiso Individual de Formación, conocido como PIF, permite que un trabajador dedique hasta 200 horas laborales al año a cursar formación oficial, con el coste salarial bonificado a través del crédito de FUNDAE.

La diferencia con una acción formativa colectiva es relevante. En un curso para la plantilla, la empresa organiza una formación vinculada a sus necesidades comunes. En el PIF, el protagonismo está en una persona trabajadora que necesita compatibilizar su jornada con una formación oficial.

Puede encajar en situaciones como estas:

• Una administrativa que inicia una titulación oficial relacionada con su área.
• Un técnico que necesita completar una acreditación profesional.
• Una persona que asume nuevas responsabilidades y requiere una formación reglada.
• Un trabajador que quiere avanzar hacia una especialización que también mejora su recorrido dentro de la empresa.

¿Es una herramienta de retención? Puede serlo. La formación continua es identificada por el 88% de las organizaciones como su principal estrategia de retención de talento, según el Workplace Learning Report. Pero el PIF no debe presentarse como un premio genérico ni como una promesa de promoción automática. Funciona cuando existe un acuerdo claro sobre horarios, objetivos y necesidades operativas.

Para la empresa, la conversación debe ser concreta:

1. Qué formación oficial quiere cursar la persona.

2. Cuántas horas laborales necesita.

3. Cómo se organizará la cobertura de su puesto.

4. Qué documentación acredita la formación.

5. Cómo se imputará el coste salarial dentro del crédito disponible.

6. Qué resultado espera la empresa al finalizar.

Una pyme puede utilizar esta vía para apoyar el crecimiento de una persona clave sin pagar toda la formación como un gasto extraordinario al margen de su planificación. Pero debe encajar el permiso en la operativa real. Si el trabajador está solo en el turno de mañana y no existe sustitución posible, aprobar 200 horas sin organizar la cobertura no es una política de talento: es un problema de servicio.

¿Qué cursos bonificados para empresas tienen sentido en una pyme?

Los que atacan una tarea que hoy consume tiempo, genera errores o limita las ventas. La etiqueta «curso bonificado» no convierte por sí sola una formación en una buena decisión.

En el comercio local, por ejemplo, puede tener sentido formar al equipo en atención omnicanal si los clientes llegan por teléfono, redes sociales, correo y tienda física, pero reciben respuestas distintas en cada canal. En una empresa de servicios, puede ser más rentable una capacitación digital que reduzca el tiempo de elaboración de presupuestos. En una pequeña industria, la prioridad puede estar en una competencia técnica, la prevención o el relevo de una función crítica.

La selección debe partir de la operación:

El criterio es casi incómodo de tan sencillo: si no se puede explicar qué cambiará en el trabajo después del curso, probablemente todavía no se ha definido bien la necesidad.

La formación para el empleo tampoco tiene que consistir siempre en grandes programas. Una pyme puede empezar con una acción breve, bien dirigida y medible. Después, si el resultado aparece, ampliar el itinerario. La formación continua funciona mejor como una práctica regular que como una carrera desesperada en diciembre para consumir el crédito.

Tres señales de que el curso está mal elegido

La descripción habla más del método que del puesto. «Metodología innovadora», «entorno transformador» o «experiencia inmersiva» no explican qué hará mejor la plantilla el lunes siguiente.

La empresa elige por disponibilidad, no por necesidad. El proveedor ofrece una fecha libre y la pyme adapta el problema al curso. El orden debería ser el contrario.

Nadie define cómo se medirá el cambio. No hace falta construir un sistema de indicadores sofisticado. Basta con elegir una señal: menos errores, más presupuestos enviados, menos tiempo de respuesta, más autonomía o mejor uso de una herramienta.

Esto también ayuda a defender la decisión ante la dirección. «Hemos gastado el crédito» es una frase pobre. «Hemos formado a tres personas para reducir los errores de facturación y hemos revisado el resultado al mes siguiente» demuestra gestión.

¿Qué debe hacer hoy el comerciante o gerente?

El primer paso no es buscar un curso en internet. Es abrir una hoja de cálculo y anotar cinco datos: número de trabajadores, crédito disponible, formación que necesita la plantilla, fecha límite para comunicar la acumulación y persona responsable del expediente.

Después, hay que tomar una decisión sencilla:

• Si existe una necesidad clara y el curso puede ejecutarse con margen, se planifica la acción.
• Si todavía no hay una formación bien definida, se revisa la acumulación antes del 30 de junio.
• Si participa la RLPT, se prepara la comunicación previa.
• Si la formación será bonificada, se pide desde el inicio la estructura documental completa.
• Si una persona necesita formación oficial, se valora el PIF antes de descartar la opción por falta de presupuesto.

La formación bonificada FUNDAE ofrece ventajas reales para las pymes: permite actualizar competencias, apoyar la promoción interna y convertir parte de las cotizaciones en aprendizaje aplicado. Pero no es un saldo que desaparece del balance de la empresa. Requiere planificación, registro y una conexión clara con el trabajo diario.

Hoy mismo, el comerciante debe comprobar si su empresa quiere consumir o acumular el crédito y dejar esa decisión documentada. Ese es el primer movimiento. Lo demás —el curso, el proveedor y el calendario— solo tiene sentido después.